悪い報告こそ、メールですまず口頭で
「部下がちょっとした報告もメールでしてくる。同じフロアにいるのだから声をかけてくれればいいのに。」
こんな上司の嘆きを、あちこちで聞く。
もはや「社内メール」は当たり前の光景になっているようだ。
若い人にとっては当たり前でも、上司によっては「そんなに俺と話すのがイヤなのか」と気分を悪くする場合もある。
または「きちんとこちらへ来て報告しないとは礼儀知らずだ」と評価を落とされることにもなる。
もちろん、社内メールにはそれなりの利点もある。
何といっても、大勢の人間に同じ内容を一斉に伝えられ、かつ記録が残るのがいい。
「明日の会議は10時からに変更になりました」というメールを全員に送っておけば、「聞いてないよ」ということは起きない。
だが、何でもメールですませようとしたら、人間関係の距離を見失う結果にもなる。
世の中にはいろいろな考えの人がいる。
メールを便利だと思う人も、機械的で冷たいツールだと思う人もいる。
また、メールは会話よりもはるかに誤解を呼びやすいということを知っておくべきだ。
どんなに言葉を選んで丁寧に書いても、メールは一方的なもの。
書くほうも一方的に書くが、読むほうも一方的に読む。
だから、書いた人が考えている通りには伝わらないことが少なくない。
たとえば、「いまの営業手法に改善の余地があると思いました」と、部下が前向きな報告をメールでしたとき、読んだ上司は「何だ、現状に不満なのか」と受け取るかもしれない。
それが会話上のことなら、誤解はすぐに解ける。
「何だ、これまでのやり方に文句でもあるのか？」
「いえ、そういうことではありません。すみません。言い方を間違えました」
そして、より伝わりやすい言葉を選びながら修正していける。
だが、メールではそうはいかない。
誤解によって離れてしまった距離を縮める機会が持てなくなる。
さらに問題なのが、メールの多くが「悪いことの報告」に使われていることだ。
目標の契約がとれなかったり、取引先からクレームをつけられたり、書類の提出期限を守れなかったりという話を、上司に報告するのは気が重い。
まして、忙しくしている上司のところにそんな話を持っていけば、不機嫌になるのは目に見えている。
だから、メールでそれとなく報告する。
しかし、これは逆効果となる。
「悪い報告ほど早く入れろ」というのはビジネスの鉄則だが、メールでは上司がいつそれを見るかわからない。
「自分はすぐさまメールを入れたが、上司がなかなか見なかった」というのは通らないのだ。
「どうして、こんな重要なことをすぐに報告しないんだ！」と怒鳴られることになるだろう。
その通りなのだ。
クレームなどのトラブルは、できるだけ早く報告するに限る。
トラブルを放っておいて、それが大きくなってからでは収拾がつかなくなることもあるからだ。
とにかく、いまイヤな思いをしても、上司のところまで行って口頭で報告するのが筋である。
とりあえずメールで逃げておいて、あとから問題を大きくしてしまうのか。
その選択を間違ってしまうと、出世にも影響する。
人と人との連絡を、「まずメール」から「まず会話」に順番を変えるべきだろう。
口で概要を伝えておいて、「間違いがないようにメールも送っておきます」というのが、いちばんいい。
結局のところ、人と人なのだ。
その人同士のコンタクトにパソコンという無機質な道具を挟んだときに、何かがズレてくるのではないだろうか。
